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Este es un adelanto del caso de éxito que el equipo de la San Diego State University presentará durante el próximo Congreso AVIXA 2021: Tecnologías para la educación de hoy y mañana, que se llevará a cabo de forma virtual del 27 al 30 de abril.

SDSU Hepner Hall, de SDSU

Lograr que más de 36 mil estudiantes y miles de profesores de la San Diego State University (SDSU) continúen con sus clases a pesar de las múltiples restricciones que el COVID-19 ha traído a la vida de esta comunidad universitaria, no sería posible sin el trabajo de su departamento de Instructional Technology Services (ITS). Dos de sus líderes, Rudy Arias, Associate Director de Learning Spaces and Faculty Support, y Aurora Velasco, Support Lead en el ITS, nos cuentan sobre los proyectos clave que contribuyen, desde inicios del 2020, al éxito del plan institucional SDSU Flex, la iniciativa que ofrece una experiencia de conectividad y flexibilidad para que la comunidad universitaria continúe con el programa académico, clases y actividades de la mejor manera posible.

El contexto

El departamento de Instructional Technology Services (ITS) se encarga de brindar toda la tecnología necesaria para facilitar el proceso académico, además de apoyar a la comunidad universitaria en su implementación y uso efectivo. Con un equipo fijo de 25 personas, más estudiantes voluntarios, el ITS da servicio a los dos campus de la SDSU, ubicados en las ciudades californianas de San Diego e Imperial Valley.

El ITS divide sus funciones en seis grandes rubros: el equipamiento tecnológico de los espacios de enseñanza, su operación y mantenimiento; la gestión del préstamo de equipos de cómputo y audiovisuales; el programa del Learning Management System (LMS); la captura y archivo de clases para su posterior consulta; la producción de contenidos educativos en video; y el Faculty Instructional Technology Center (FIT Center) en el que se orienta y capacita al profesorado en el uso y desarrollo de herramientas tecnológicas.

Rudy Arias menciona que durante las primeras semanas de 2020 su enfoque estaba en el proyecto de transición del LMS, pues la SDSU había decido migrar de Blackboard a la plataforma Canvas. Comenzaban a experimentar con la integración de Zoom en los espacios físicos y avanzaban con el programa de captura y archivo de clases. Además, continuaban con el plan de equipamiento de las aulas, instalando diversas herramientas como las cámaras de montaje a techo para la captura de documentos y pizarrones.

“Parece que fue hace mucho tiempo cuando tuvimos las primeras noticias del COVID-19. Al inicio, pensábamos que las restricciones serían por unos cuantos días, tal vez una semana”, recuerda el experimentado Arias, quien lleva más de 13 años en el ITS. “Pero luego se anunció que el confinamiento sería por un tiempo indeterminado y entonces tuvimos que tomar decisiones de manera muy ágil, pues debíamos hacer los cambios y adaptaciones necesarias para que las clases no se detuvieran”.

ITS Smart Classroom

El reto

Ante el confinamiento y las restricciones sanitarias, la SDSU puso en marcha un plan de flexibilidad y conectividad para continuar con las actividades y la vida universitaria. A través del SDSU Flex se busca mantener la experiencia de la comunidad en el campus, con una mezcla de acciones en persona, virtuales e híbridas. Las clases deben facilitar la participación de más de mil profesores y 36 mil alumnos, motivar la comunicación cara a cara y ofrecer los recursos que se adapten a las necesidades de los estudiantes para que su aprendizaje no se vea comprometido.

El plan SDSU Flex depende en un gran porcentaje de la capacidad de respuesta del departamento de ITS. Para Rudy Arias y sus colaboradores, este reto representa un proyecto permanente en el que se conjugan diferentes elementos de capacitación, soporte técnico, adopción masiva de la plataforma Zoom, administración de dispositivos y equipamiento de aulas.

SDSU Dome, de Andrew Galang

El proyecto

Ante la posibilidad de un confinamiento total, el equipo del ITS decidió que toda la comunidad adoptaría Zoom como la plataforma para impartir las clases en línea. Ya había una experiencia previa con esta plataforma y sus funciones cubrían las necesidades definidas por el ITS.

“Nos anticipamos al confinamiento y organizamos talleres presenciales para capacitar a los profesores en el uso de Zoom”, explica Aurora Velasco. “Muchos de los profesores ni siquiera sabían cómo ingresar a la plataforma, otros tantos no habían creado una reunión o impartido una clase vía Zoom, e incluso lo más experimentados en el uso de herramientas tecnológicas tenían algunas dudas sobre sus funciones”.

Casi de inmediato, los talleres presenciales se transformaron en talleres híbridos, con decenas de profesores conectados a través de la misma plataforma que aprendían a usar.

De forma paralela, surgió la necesidad urgente de dotar de computadoras, cámaras web, headsets o teclados a los profesores que no contaban con el equipo necesario para impartir una clase a distancia desde sus hogares. “En esos momentos, nuestro personal estaba al límite, el equipo prácticamente volaba de los estantes y muy pronto nos quedamos sin existencias. Tuvimos que gestionar la adquisición de nuevas computadoras y otros dispositivos para poder satisfacer las necesidades del profesorado”, agrega Velasco, quien es responsable de muchos de los procesos administrativos del ITS.

Los primeros talleres de capacitación en el uso de Zoom y la distribución de equipos fueron una muestra clara de la capacidad de adaptación del ITS. “Nos pusimos en los zapatos de los profesores y nos preguntamos qué necesitarían para trabajar de manera remota. ¿Cómo voy a impartir mi clase? y toda esa clase de dudas”, apunta Arias. “Así que, para facilitar la labor del profesorado, decidimos que nuestro Faculty Instructional Technology Center (FIT Center) se convirtiera en un Virtual FIT Center, en el que los usuarios sean atendidos con la misma calidez que en el FIT Center físico y se sientan con la misma confianza para plantear sus dudas y recibir apoyo”, agrega.

El Virtual FIT Center opera de lunes a viernes a través de Zoom, los profesores pueden concertar una cita o simplemente ingresar a una sala de recepción en la que se les canaliza con la persona indicada para ayudarles. El equipo del ITS, estudiantes voluntarios y personal de otros departamentos trabajan por turnos para asegurarse que todos los profesores sean atendidos. “Hemos recibido muy buena retroalimentación, los profesores están muy satisfechos con el servicio del Virtual FIT Center”, afirma Aurora Velasco, quien señala que, desde el inicio de la pandemia, se han atendido más 5 mil 600 solicitudes de soporte.

El Virtual FIT Center también ha cumplido con la generación del sentido de comunidad y la experiencia de convivencia en el campus que el plan SDSU Flex busca. Por ejemplo, el personal del ITS que trabaja en mantenimiento e instalación de equipo, y que por el confinamiento no pudo realizar sus labores cotidianas, se incorporó al Virtual FIT Center para ayudar en tareas de bienvenida y primer contacto con los profesores, pues, aunque no son expertos en temas como el LMS y la plataforma Canvas o Zoom, estos colaboradores contribuyen a liberar la carga de trabajo de los demás y hacen una valiosa aportación en la medida de sus capacidades.

Otra muestra del sentido de comunidad se refleja en las contribuciones creativas que los profesores tecnológicamente más hábiles comparten con la comunidad a través del Virtual FIT Center y de los talleres de capacitación para el manejo de Zoom o del LMS y la plataforma Canvas.

SDSU Hepner Hall, de Jeff Ernst

Al mismo tiempo, el equipo del ITS comenzó a trabajar en el proyecto Connected Classrooms, que consiste en adaptar los ambientes de aprendizaje a las condiciones de flexibilidad y conectividad del plan SDSU Flex. A través de esta iniciativa se busca apoyar al programa académico para promover la participación activa de los estudiantes tanto en la modalidad de clases en línea, híbrida o presencial.

Para adaptar las aulas y otros espacios de aprendizaje al concepto Connected Classrooms, se ha integrado una solución tecnológica de transmisión vía streaming, utilizando la plataforma Zoom, y captura automatizada del contenido de las clases, mediante la plataforma Mediasite. La solución se complementa con equipos como cámaras de video para captura de documentos y grabación del pizarrón, micrófonos y paneles de control. Muchos de estos dispositivos periféricos ya estaban instalados en un alto porcentaje de las aulas de la SDSU.

Rudy Arias destaca la importancia de aprovechar las nuevas funciones de transcripción y subtítulos que ofrece Zoom y combinarlas tanto con el sistema de captura, archivo y consulta de clases, como con el LMS en Canvas. “Es importante que los alumnos puedan reproducir sus clases cuando lo necesiten, ya sea para revisar algún punto en particular o para reforzar el conocimiento aprendido,” agrega Arias. Además, la disponibilidad de las clases, con subtítulos y transcripción, sirven de apoyo para aquellos alumnos con algún problema de visión o escucha.

El ITS ha aprovechado el tiempo en que las aulas no han sido utilizadas para avanzar con la instalación de equipos. Pero no solo se han instalado los nuevos sistemas, sino que se han hecho algunos cambios para disminuir el contacto de las personas con los dispositivos. Por ejemplo, sustituir micrófonos de mano por micrófonos de montaje a techo, o el uso de códigos QR en el panel de control del aula para que los profesores operen los sistemas utilizando sus smartphones como control remoto.

La conectividad, el streaming, compartir dispositivos y datos ha generado la necesidad de una estrategia de seguridad informática que el equipo del ITS diseña en conjunto con el CIO de la universidad.

A medida que disminuyen las restricciones de acceso a los espacios de la universidad, algunos profesores ya imparten sus clases desde las aulas, beneficiándose del uso de los nuevos sistemas, de la capacitación impartida a través de los talleres y del soporte disponible a través del Virtual FIT Center.

SDSU Hepner Hall, de Jeff Luko

Avance y resultados

El avance de los proyectos del ITS de la SDSU se ha mantenido a un ritmo constante a pesar de los altibajos propios de la pandemia. Además del liderazgo del ITS, destaca la colaboración de toda la comunidad universitaria, desde autoridades y administrativos, hasta ingenieros de diversas áreas o el equipo de diseño gráfico encargado de fortalecer la comunicación de ambos proyectos. La opinión de la comunidad universitaria es muy positiva, mientras que los profesores y alumnos reconocen su valor y utilidad.

“Definitivamente vamos a continuar con los proyectos desarrollados a partir de la pandemia. El Virtual FIT Center se mantendrá como un servicio regular, pues vemos que los usuarios lo han aceptado con gusto”, añadió Aurora Velasco. “Queremos seguir con el mismo nivel de soporte que hemos logrado ofrecer en estos meses”.

A febrero de 2021, Connected Classrooms tiene un avance del 70% de las aulas, aunque la meta es que el 100% de los espacios estén equipados con sistemas estandarizados de captura y streaming, tanto en el campus San Diego como en Imperial Valley.

Aunque no es posible saberlo, la San Diego State University confía que para el semestre del Otoño 2021 la mayoría de la comunidad universitaria regrese a las aulas de forma presencial. Gracias a proyectos como Connected Classroms y Virtual FIT Center, el equipo del departamento Instructional Technology Services (ITS) está listo para ayudar a profesores y alumnos en sus labores diarias, sin importar que sean en persona o en línea. “Al final de cuentas, el espíritu de nuestros proyectos y soluciones es asegurar que los estudiantes sigan aprendiendo en sus clases, ya sea virtuales, híbridas o presenciales. Ese es nuestro principal objetivo”, finalizó Rudy Arias.